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Balance âgée en comptabilité

Balance âgée en comptabilité : ce qu'il faut savoir

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Balance âgée en comptabilité, de quoi parle-t-on ? Il s’agit tout simplement d' un document comptable faisant état de l'ensemble des comptes clients et fournisseurs qui ne sont pas soldés. 

En effet, les retards de paiement sont monnaie courante dans le monde de l’entreprise. Dans un sens, comme dans l’autre, on autorise souvent des délais pouvant aller de quelques jours à quelques mois. Chaque entreprise attend le paiement de son client pour rembourser à son tour ses fournisseurs. Un schéma classique, qui peut cependant s’enrayer très vite en cas de manquement au niveau d’un des maillons de la chaîne.

 

De plus, il peut devenir compliqué de s’y retrouver si la comptabilité n’est pas bien ordonnée. Qui doit quoi à qui ? Quand ? Pour y voir plus clair, il est conseillé d’utiliser une balance âgée. 

Mais qu’est-ce qu’une balance âgée ? Rien à voir avec un pèse-personne. On vous explique tout sur cet outil de comptabilité qui devrait améliorer votre gestion de trésorerie : son principe et surtout, comment l’utiliser !



Sommaire :

 

1. Qu'est-ce qu'une balance âgée ?

2. Comment lire une balance âgée ?

  • a. La balance âgée clients
  • b. La balance âgée fournisseurs

3. A quoi sert une balance âgée ?

 

 

1. Qu'est-ce qu'une balance âgée ?

 

Avant tout, il faut considérer ce document comme un outil. Elle permet de ventiler les dettes par tranches d’ancienneté pour faciliter les relances ou payer les factures en fonction de l’échéance prévue. 

 

En effet, toutes les factures émises ou reçues doivent comporter une date butoir. Pour chaque compte de tiers, il faudra donc indiquer le montant de la dette ou de la créance, ainsi que la date limite à laquelle celle-ci devait être payée. Car si cette somme apparaît dans ce document, c’est que la date de paiement est malheureusement déjà dépassée.

 

Bien évidemment, pour tenir un tel document de manière efficace il faut au préalable vous assurer que la saisie comptable est terminée et que tous les comptes ont été vérifiés. Il est aussi nécessaire de prendre l’habitude de mettre à jour ce document afin d’éviter des erreurs de saisie ou des relances de clients ayant déjà payé.

 

Grâce à cet outil, il vous sera plus facile d’optimiser votre trésorerie et donc de gérer votre entreprise.

 

 

2. Comment lire une balance âgée ?

 

Tout d’abord, il faut savoir qu’il existe deux types de balances âgées. On distingue en effet, les balances âgées clients et les balances âgées fournisseurs.

 

Chaque document est présenté sous la forme d’un tableau, avec les créances classées par compte tier et par tranches de retard de paiement en fonction du nombre de jours de dépassement de la date d'échéance.

 

Dans la première colonne, vous devez retrouver le numéro de compte ou la dénomination du tiers. Ensuite, chaque colonne permet de déterminer l’ancienneté de la facture. Vous y retrouverez la somme de votre créance ou dette. Plus celle-ci est à droite, plus elle est ancienne :  moins de 30 jours, entre 30 et 59 jours, entre 60 et 120 jours, plus de 120 jours…

 

En fonction du retard, il est d’usage d’effectuer une relance adéquate : préventive, amiable, puis relance avant recouvrement. Au-delà de 120 jours, on considère qu’il s’agit d’un litige non résolu, souvent car le client est insolvable. Il faudra donc provisionner cette créance en créances douteuses ou passées en pertes et profits, ce qui aura des conséquences sur votre trésorerie. Le but de cet outil est justement d’éviter d’en arriver là.

 

Pour chaque client, ou fournisseur, vous pouvez noter le solde des échéances. Cela vous permettra de vous faire une idée de la somme totale.

 

Vous pouvez aussi y indiquer les paiements à échoir, c'est-à-dire qui ne sont pas encore en retard, mais doivent être pris en compte dans le règlement.



La balance âgée clients

Dans ce tableau, il sera nécessaire d’indiquer tous les règlements attendus de la part de vos clients. Ceux-ci sont catégorisés par niveau de retard afin de faciliter les relances à effectuer.

 

Pour vous, c’est aussi un moyen de repérer les mauvais payeurs et ceux qui peuvent poser problème pour récupérer votre dû. Pour cela, n'hésitez pas à effectuer des relances préventives et à anticiper afin d’éviter les problèmes. Dans certains cas, il vous faudra suspendre les échanges commerciaux, voire parfois lancer une procédure de recouvrement par voie judiciaire. 

 

C’est notamment grâce à ce document que les chargés de recouvrement pourront analyser plus clairement l’état de la dette et définir une stratégie adéquate.

 

 

La balance âgée fournisseurs

Dans ce document, il ne s’agit pas de renseigner vos créances, mais au contraire vos dettes envers vos fournisseurs. Vous y retrouverez de l’intégralité des factures à payer, avec les retards de paiement indiqués pour chacune. 

 

Cet outil vous permettra de vous faire un avis rapide sur la situation, en prenant conscience de vos retards et des dettes accumulées chez certains fournisseurs. Vous pourrez ainsi prendre les meilleures décisions pour savoir qui rembourser en priorité et quand le faire.

 

 

3. A quoi sert une balance âgée ?

 

Vous l’aurez compris, ce document n’est pas obligatoire, mais très utile pour gérer votre comptabilité ! La balance âgée clients et la balance âgée fournisseurs, sont deux supports complémentaires. Vous pouvez ainsi suivre en temps réel, les retards d’encaissement et de paiement !

 

Son suivi permet d'améliorer les délais de règlement en réalisant des relances régulièrement. Cette réactivité permettra de tenir la trésorerie de l'entreprise au mieux.

 

C’est un élément particulièrement important pour votre trésorerie, qui aura donc des conséquences sur votre plan de financement. Grâce à cet outil, vous serez plus à même de guider votre équipe commerciale ainsi que les services de recouvrement si nécessaire. 

De nos jours, la mise en place de cet outil peut être réalisée de manière informatisée. Cela permettra notamment plus d’efficacité dans la saisie et rendra la tâche plus pratique. Un simple tableur Excel peut faire l’affaire, mais certains logiciels de comptabilité vous permettent de saisir directement les informations grâce à vos factures.

 

Enfin, cet outil doit être utilisé régulièrement. Cela peut être chaque semaine, chaque mois, ou chaque trimestre, en fonction de l'entreprise, mais il est important d’y saisir les données le plus souvent possible afin que l’outil soit efficace pour vos relances. Vous aurez ainsi une meilleure visibilité sur votre trésorerie et votre besoin en fonds de roulement !

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