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Quelques conseils pour gérer ses dépenses en tant qu'entrepreneur

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Faire le choix de l’entrepreneuriat c’est avant tout accepter les challenges. En effet, la vie d’entrepreneur n’est pas de tout repos. Trouver des clients, recruter des employés, faire sa comptabilité, gérer la fiscalité… Les tâches et les casquettes sont nombreuses, surtout lorsque l’on débute.

 

Pourtant c’est aussi ce qui rend l’entrepreneuriat si plaisant. Pouvoir gérer son activité comme on le souhaite, en totale indépendance. Les journées s'enchaînent à un rythme effréné, mais ne se ressemblent pas. Et c’est ce qu’on aime ! Mais cela induit aussi certaines responsabilités. 

 

C’est le cas notamment en termes de finance. Il est parfois compliqué pour les entrepreneurs de gérer le budget de leur entreprise. En effet, les revenus ne sont pas toujours réguliers et sont bien souvent perçus en décalé. Si les dépenses ne sont pas bien gérées, le moindre imprévu peut venir bouleverser toute l’activité.

 

Pourtant, comme pour votre budget personnel, le meilleur moyen de contrôler efficacement la trésorerie de votre entreprise reste de gérer rigoureusement toutes les entrées d’argent, mais surtout les sorties. 

 

Comment ? Voici quelques conseils pour gérer ses dépenses en tant qu’entrepreneur. 

 

 

Sommaire : 

 

1. Faire le point sur vos dépenses

  • a. Les dépenses fixes
  • b. Les dépenses variables
  • c. Les dépenses exceptionnelles

2. Analyser vos dépenses

  • a. Cherchez à réduire vos dépenses
  • b. Anticipez

3. Priorisez et établissez des règles de dépense 

  • a. Priorisez et budgétisez 
  • b. Établissez une politique de dépenses

4. Conclusion

 

 

1. Faire le point sur vos dépenses

 

Avant de chercher à gérer au mieux vos dépenses, vous devez les connaître. Pour cela, il est nécessaire d’analyser attentivement votre compte en banque ou plutôt celui de votre entreprise. Où passe votre argent ? C’est la question existentielle que tout le monde se pose. A vous de trouver la réponse. 

 

Afin de planifier au mieux l'avenir de votre entreprise, n'hésitez pas à retourner dans le passé. Consultez vos coûts historiques sur les derniers mois et compilez ces données de manière compréhensible. Assurer le suivi des coûts doit faire partie de vos habitudes entrepreneuriales.

 

Vous devez classer vos dépenses de 3 manières :

  • les dépenses fixes
  • les dépenses variables
  • les dépenses exceptionnelles

 

 

Les dépenses fixes

Parmi les dépenses fixes, on retrouve tout ce qui est indispensable au bon fonctionnement de votre entreprise. Il s’agit par exemple du loyer de votre agence, des frais de gestion du personnel, des impôts et taxes, des frais de transport, des frais bancaires, internet, téléphone…

 

Généralement, les dépenses fixes sont les mêmes chaque mois, ou presque. Cela vous donne une idée de la somme à accorder de manière mensuelle à ce niveau.

 

 

Les dépenses variables

Comme leur nom l’indique, les dépenses variables varient d’un mois à l’autre. Il s’agit en effet des dépenses logistiques, des salaires des employés saisonniers ou des prestataires ponctuels, l’achat de stock… 

 

Bien que ces dépenses varient d’un mois sur l’autre, il est important d’estimer une fourchette pour pouvoir anticiper les mois à venir.

 

 

Les dépenses exceptionnelles

Les dépenses exceptionnelles ne sont pas prévisibles. Il s’agit de frais que vous ne pouvez pas anticiper. Toutefois, il est important de vous y préparer afin de garder un peu de trésoreries de côté. 

 

Votre véhicule qui tombe en panne, votre ordinateur qui vous lâche, des travaux dans votre local… Soyez toujours prêt à faire face à un imprévu pour éviter une situation délicate et surtout beaucoup de stress !

 

 

2. Analyser vos dépenses

 

Vous avez catégorisé chacune de vos dépenses sur les derniers mois ? Très bien, vous avez désormais un aperçu de ce que vous devez sortir chaque mois en charges fixes, variables et exceptionnelles. Vous pouvez même estimer quand vous devrez les payer et c’est un bon point pour la gestion de votre entreprise. 

 

 

 

Cherchez à réduire vos dépenses

Maintenant que vous savez clairement où va votre argent, pourquoi ne pas chercher à réduire ces dépenses ? Pour chaque charge fixe, voyez s’il n’est pas possible de trouver une solution plus économique. Vous payez une personne pour venir faire le ménage tous les jours, est-ce réellement nécessaire ? Vous avez un véhicule de fonction, en avez-vous réellement besoin ?

 

De la même manière, analysez vos dépenses variables. Généralement, elles fluctuent selon vos ventes. Estimez-les en pourcentage des ventes pour obtenir un point de référence proportionnel. Cherchez ensuite à négocier avec vos fournisseurs pour réduire les prix en fonction des quantités demandées.

 

 

Anticipez

Le meilleur moyen pour réduire vos dépenses est d’anticiper. Visualisez sur le long terme. Vous pourrez ainsi réaliser des économies d’échelle plus importantes.

 

Enfin, avant d’acheter quoi que ce soit, scruter attentivement le marché, demander des estimations et faire des devis. Vous devez contrôler les coûts au maximum et là aussi pas de secret, le mieux est de s’y prendre à l’avance. Tout faire au dernier moment vous laissera nettement moins de marge de manœuvre pour négocier.

 

 

3. Priorisez et établissez des règles de dépense 

 

Gérer un budget n’est pas chose aisée, surtout lorsque l’on débute dans le monde de l’entrepreneuriat. Les dépenses sont bien souvent plus élevées que l’on imagine, et les recettes pas toujours à la hauteur de nos espérances. Il faut donc savoir faire des choix et prioriser où va l’argent.

 

C’est en menant une politique budgétaire stricte et organisée que vous pourrez vous fixer des objectifs et ainsi atteindre le succès.

 

 

Priorisez et budgétisez 

Vous savez où part votre argent, quand et pourquoi. Très bien. Reste maintenant à prioriser. Certaines dépenses doivent en effet être payées dans l’immédiat, d’autres peuvent parfois attendre. Vous avez par exemple besoin d’un nouvel ordinateur ? Peut-être que celui que vous utilisez actuellement peut encore tenir quelques mois s’il ne s’agit pas d’un outil trop important pour votre activité ?

 

Essayez de respecter la méthode des 80/20 ou 50/30/20. Cette méthode de budgétisation vous préconise d’allouer 50% de vos revenus aux charges fixes, 30% aux charges variables et enfin 20% aux charges exceptionnelles. 

 

S’il n’y a pas de charges exceptionnelles ce mois-ci, considérez cet argent comme de l’épargne. Mettez-le de côté pour des mois plus difficiles ou pour les impôts par exemple.

 

 

Établissez une politique de dépenses

Si vous évoluez en tant qu’auto-entrepreneur, il n’est pas difficile de suivre vos propres recommandations financières. Toutefois, à partir de deux personnes ou plus, il est nécessaire d’établir une politique de dépenses afin de vous accorder sur le sujet.

 

Vous ne pouvez pas réduire drastiquement les dépenses de votre côté, pendant que votre associé s’offre des nuits d'hôtels coûteuses ou que votre employé fait passer tous ces déjeuners en note de frais.

 

Pour être efficace, une politique de dépenses doit évidemment être connue de tout le personnel. N’hésitez pas à en discuter avec eux, ou au moins avec vos associés. Il s’agit aussi de la vie de l’entreprise et cela peut avoir d’importantes conséquences en interne

.

Enfin, il peut-être nécessaire d’instaurer des règles de validation. Par exemple, un employé doit demander l’approbation d’un manager avant d’engager des dépenses. Ceci a pour but de limiter le risque d’abus.

 

 

4. Conclusion

 

Vous avez calculé vos dépenses. Vous les avez catégorisées et analysées. Vous avez même cherché à les réduire et à les prioriser. Vous semblez être sur la bonne voie ! Reste maintenant à vous y tenir. 

 

En suivant votre plan budgétaire, vous pourrez ainsi respecter vos objectifs et planifier votre activité sur le long terme.

 

Pensez aussi à vous appuyer sur la technologie. Il existe désormais des logiciels très pratiques pour vous permettre de calculer et de catégoriser vos dépenses. Grâce à la dématérialisation et au paiement par carte, tout est facilement enregistré informatiquement. Vous pouvez ainsi obtenir des statistiques précises de vos dépenses et contrôler votre trésorerie avec soin.

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