1. Les étapes d'un audit financier
Un audit réussi se déroule en trois grandes étapes : la préparation, la mise en œuvre et la révision.
L'étape de préparation
La préparation de votre audit financier est cruciale. L'entreprise fait souvent appel aux services d'un auditeur pour la préparation de l'audit, avant la phase de mise en œuvre proprement dite. En effet, en tant que propriétaire de l'entreprise ou membre de l'équipe, vous pouvez préférer vous concentrer sur d'autres aspects de votre travail et laisser l'audit à l'expert.
Instaurer de bonnes habitudes de communication entre l'entreprise et l'auditeur
Les étapes de préparation de base consistent à fixer une date, à s'assurer que chacun a confirmé sa présence et à envoyer des rappels aux parties concernées tout au long de l'année pour éviter le stress de l'audit de fin d'année.
Un auditeur qualifié s'assurera que toutes les conditions d'un audit réussi et harmonieux sont réunies et se coordonnera avec l'entreprise autant que possible pour faciliter le processus. Cela peut impliquer de communiquer des facteurs tels que des changements potentiels dans les normes et les politiques. En outre, il est toujours bon de donner à votre auditeur une deuxième option de contact lorsque le contact principal de l'entreprise n'est pas disponible ou ne peut être joint par l'auditeur pour une raison quelconque.
Repérez vos tendances
Tirer des enseignements des déclarations et des rapports antérieurs est la première étape à envisager lorsque vous vous préparez à un audit financier de fin d'année. L'important est d'être capable de repérer vos erreurs et de trouver des moyens de les éviter.
En collaboration avec votre comptable ou votre auditeur, vous serez en mesure de déterminer ce qui n'a pas fonctionné l'année dernière et les domaines dans lesquels vous pouvez vous améliorer. Vous aurez également accès aux recommandations de contrôle interne fournies par votre équipe et les parties prenantes de l'entreprise, ce qui peut s'avérer très utile pour naviguer lors de votre prochain audit.
Repérer vos habitudes signifie également favoriser une ligne de communication de plus en plus ouverte et efficace entre l'entreprise et l'auditeur. En travaillant avec votre équipe d'audit année après année, vous apprendrez à communiquer plus efficacement et, par conséquent, à améliorer différents aspects du processus d'information financière.
Faites vos recherches sur les normes comptables actuelles
Les exigences réglementaires et législatives changent souvent, il est donc important de se tenir informé des mises à jour des normes et pratiques comptables. Prenons par exemple l'éventualité de la publication d'une nouvelle loi fiscale. Ce type de changement important dans les réglementations nécessite un temps considérable pour s'y adapter et effectuer des changements tels que l'introduction d'une stratégie différente de gestion des données.
C'est pourquoi, en tant qu'acteur responsable de votre entreprise, vous devez avoir à l'esprit ces changements potentiels de normes comptables à tout moment. Cela permettra à votre équipe et à votre auditeur de mettre en œuvre les changements appropriés et d'éviter de chercher une solution dans la précipitation à la fin de l'année.
2. La phase de mise en œuvre
Lorsque vous envisagez de produire une déclaration d'audit financier, l'idéal est de stocker au préalable les données que vous allez utiliser. Le stockage sécurisé de vos données est une étape cruciale qui précède le processus d'audit et qui constitue également une bonne pratique en général.
Stockez et organisez vos enregistrements
Vous devriez également envisager d'organiser vos informations financières de manière à faciliter le processus d'audit, tant pour votre équipe que pour votre auditeur. Une façon de le faire est de créer des sous-catégories basées sur les cycles de transaction : achats, ventes, paie et financement. Un autre moyen efficace consiste à organiser vos données en groupes tels que les recettes et les créances, les dettes, les dettes et les dépenses, les investissements, etc.
Analysez vos dossiers fiscaux
En règle générale, les dossiers fiscaux de votre entreprise ne doivent jamais être éliminés, à moins qu'ils ne datent de plus de 7 ans.
Dans tous les cas, il est extrêmement important de consulter vos anciennes déclarations fiscales et d'évaluer le montant des impôts que votre entreprise a payés ainsi que ses dettes au fil des ans. De cette façon, vous pouvez concilier ou compenser toute divergence potentielle dans vos dossiers et éviter d'avoir des problèmes juridiques plus tard.
Déterminez le calendrier de l'audit et attribuez les responsabilités
Votre auditeur vous demandera très probablement un ensemble spécifique d'informations financières avant l'audit. Il est conseillé de commencer à attribuer les tâches requises aux personnes concernées de votre équipe et de fixer des délais dès que vous obtenez ces informations de votre auditeur.
Veillez à donner à votre équipe et à vous-même suffisamment de temps pour accomplir correctement leurs tâches respectives et éviter tout stress de fin d'année. Vous pouvez également inciter votre équipe à fixer la date d'échéance la plus proche pour les responsabilités les plus complexes ou les plus importantes : de cette façon, vous vous assurez qu'elles ne sont pas en reste à l'approche de la fin de l'année.
Dans le cadre de cette dernière étape préliminaire, n'oubliez pas d'examiner toutes les informations que vous avez recueillies auprès de votre équipe avant la date de l'audit final. Vous pouvez même collaborer de manière informelle avec votre auditeur pour un dernier point de contrôle, afin de vous assurer que toutes les données requises sont disponibles et organisées.
La période d'audit : Soyez disponible
Pendant la période d'audit financier, assurez-vous que vous et votre équipe financière/comptable êtes disponibles. En effet, votre auditeur pourrait avoir besoin de documents ou de dossiers de dernière minute, car des changements inattendus peuvent toujours se produire et il faut s'y préparer.
Pensez également à prendre contact avec l'auditeur de temps en temps pendant cette période cruciale, pour vous assurer qu'il dispose de tout ce dont il a besoin en termes d'informations, de documents, de déclarations, etc.
3. La phase de révision
Il est toujours bon de réviser votre travail en dernière étape. Pendant que votre auditeur ou votre équipe d'audit émet des rapports, il est conseillé de garder une ligne de communication ouverte avec eux et de s'assurer qu'aucun élément n'est laissé sans traitement.
Enfin, envisagez d'organiser une réunion post-audit avec votre équipe d'audit et votre équipe interne pour faire le point, discuter des résultats et commencer à générer un retour d'information pour l'année suivante.
4. Conclusion
La principale conclusion est la suivante : un audit financier est un processus continu, car vous devez prendre en compte les trois phases de préparation, de mise en œuvre et de révision. Cela signifie qu'entre la préparation de votre audit, sa réalisation correcte et dans les délais, et sa révision, vous préparez déjà l'audit de l'année suivante.
C'est pourquoi il est important, si vous avez le choix des auditeurs, de bien les choisir. En fonction de la nature de votre entreprise, de son ancienneté et de sa taille, n'oubliez pas que votre auditeur et, plus généralement, votre équipe comptable peuvent et doivent être adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise. Que vous choisissiez d'engager un auditeur interne ou externe, faites votre choix en fonction de son niveau d'expertise, de ses antécédents professionnels et universitaires, et bien sûr de sa localisation. Sur Welink Accountants, vous pouvez facilement et de manière transparente effectuer votre recherche en filtrant en fonction de ces facteurs, afin d'entrer rapidement en contact avec l'auditeur de votre choix.
