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L'importance d'une organisation comptable optimale pour son entreprise

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On entend souvent dire que dans le monde de l’entreprise, la trésorerie est le nerf de la guerre. En effet, il est toujours plus difficile de faire tourner une boutique sans argent.

 

Mais le secret d’une bonne trésorerie réside avant tout dans la comptabilité. Bien souvent perçue comme contraignante, cette dernière est en effet un atout décisif sur le plan financier. Pour qu’elle soit optimale, il n’y a pas de secret : la comptabilité doit être organisée. 

 

La bonne gestion comptable d’une entreprise permet d’assainir les finances et de pouvoir travailler sereinement sur les actions à mener dans le futur. De plus, sur le plan légal, une entreprise est tenue à des obligations comptables. Elle doit être capable de fournir certains documents en cas de besoin. 

 

Pas de doutes donc, il faut s’y atteler coûte que coûte. Mais cela demande bien évidemment de la rigueur, c’est pourquoi cette tâche administrative est bien souvent déléguée à des spécialistes tels que les experts-comptables.

 

À quel point une organisation comptable optimale est importante pour une entreprise ? Quels sont les documents à conserver et comment gérer au mieux ? Voici nos conseils.

 

 

Sommaire :

 

1. Qu’est-ce qu’une organisation comptable optimale ?

  • a. Les bases d’une organisation comptable optimale
  • b. L’enjeu d’une organisation comptable optimale

2. Quels sont les documents à conserver ?

  • a. Les pièces justificatives comptables
  • b. Les livres et registres comptables
  • c. Organiser et classer ses pièces justificatives
  • d. L’organisation comptable optimale : à chacun sa fonction

3. Conclusion

 

 

1. Qu’est-ce qu’une organisation comptable optimale ?

 

Pour qu’une organisation comptable soit considérée comme optimale, elle doit respecter plusieurs critères. 

 

 

Les bases d’une organisation comptable optimale

Pour commencer, elle doit être exhaustive, c'est-à-dire qu’elle doit présenter l’ensemble des opérations menées par l’entreprise. 

 

De plus, elle doit être exacte. C'est-à-dire ne pas comporter d’erreurs ou d’inexactitudes, car ceci peut avoir de lourdes conséquences. 

 

Enfin, il est nécessaire de conserver toutes les pièces justificatives de ces opérations, c'est-à-dire les bons de livraisons, factures, contrats… 

 

 

L’enjeu d’une organisation comptable optimale

Même si la comptabilité n’est pas réellement une partie de plaisir, elle peut s’avérer être un véritable atout. Organiser l’administratif d’une entreprise permet d’éviter de perdre des documents et de les retrouver rapidement en cas de besoin. C’est donc un gain de temps. 

 

De plus, cela permet de respecter les règles imposées par la loi, notamment en matière de fiscalité. Rien de tel qu’une bonne compatibilité pour éviter les redressements !

 

Que ce soit pour piloter vos objectifs, contrôler vos finances ou bien tout simplement répondre à une question, quelle qu’elle soit, gérer sa comptabilité de manière optimale est toujours une bonne chose..

 

 

2. Quels sont les documents à conserver ?

 

Tous les documents émis ou reçus par une entreprise dans l'exercice de son activité doivent être conservés pendant une durée minimale. En effet, l’administration peut, à tout moment, demander à une entreprise de présenter sa comptabilité et ses pièces justificatives.  Le délai de conservation des documents d’entreprise varie selon la nature des pièces.

 

En termes de comptabilité, les pièces comptables à conserver concernent les documents mentionnant une transaction commerciale ou financière. Dans un souci de suivi, le Code Général des Impôts (CGI) oblige les entreprises à conserver toute trace écrite de leurs opérations.

 

 

Les pièces justificatives comptables

Les pièces justificatives comptables doivent être conservées dans les archives de l’entreprise pendant une durée minimale de 10 années à compter de la clôture de l’exercice. Cela concerne :

  • les bons de commande et bons de livraison émis ou reçus
  • les factures des clients et fournisseurs
  • les pièces bancaires (relevés, talons de chèques, remises de chèques…)

 

 

Les livres et registres comptables

Les livres comptables et tous les documents comptables d’enregistrement des opérations doivent être eux aussi conservés pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice. Cela concerne les éléments de suivi comptable :

  • le livre journal qui recense de façon chronologique les opérations touchant au patrimoine de la société
  • le grand livre qui recueille de l'ensemble des comptes utilisés d'une entreprise
  • le livre d’inventaire qui regroupe la valeur et la quantité de tous les éléments de passif et d’actif de l’entreprise à la date de clôture de l’exercice comptable

 

 

Organiser et classer ses pièces justificatives

Classer vos pièces justificatives vous permettra d’y voir plus clair dans votre activité. Vous devez donc mettre en place un système de classement rigoureux, permettant d’identifier facilement les factures à payer. Par exemple. Vous éviterez ainsi les erreurs, comme les doublons ou les oublis de paiement.

 

Tous ces documents doivent donc être facilement accessibles. Vous pouvez utiliser le format papier ou bien informatique, au choix. L’avantage du format informatique est que vous pouvez tout retrouver en quelques clics et depuis n’importe où, si le classement est bien fait. 

 

 

L’organisation comptable optimale : à chacun sa fonction

Mais une bonne organisation comptable passe aussi par l’organisation de l’effectif comptable. Ainsi, chaque personne doit avoir un rôle bien défini et des responsabilités qui lui sont attribuées. Par exemple, il est important de séparer clairement la fonction d’enregistrement des opérations financières de celle de trésorier. 

 

Le but d’une telle division des tâches est d'assurer l’enregistrement complet des opérations financières, mais aussi d’éviter les erreurs et potentielles fraudes. Enfin, en cas de question ou de problème, il est plus facile de savoir à qui s’adresser.

 

Pour définir la mission de chacun il est nécessaire d’indiquer :

  • sa place dans l’organigramme
  • ses attributions et responsabilités
  • la nature des documents qu’il aura à traiter

 

Encore une fois, une gestion comptable optimale nécessite une certaine rigueur. La répartition des tâches doit se faire de manière stricte pour une plus grande clarté et donc une meilleure efficacité. Plus l’entreprise est grande, plus cette répartition doit être clairement définie.

 

 

3. Conclusion

 

Rien de tel qu’une organisation comptable optimale ! En effet, la bonne tenue de votre comptabilité vous apportera de nombreux avantages pour la réussite de votre activité.

 

Pour cela, il est nécessaire que la comptabilité soit tenue de manière quotidienne. Les pièces justificatives doivent être classées régulièrement et les écritures comptables saisies systématiquement. 

 

Ainsi, en cas de contrôle, l’accès à l’ensemble des documents nécessaires est facilité. Vous pouvez travailler sereinement ! 

 

De plus, une telle rigueur dans la conservation et le classement des pièces comptables vous permettra de vous éviter la perte, la dégradation ou même le vol de ces dernières.

 

N’oubliez pas que vous devez conserver l’ensemble de ces documents durant au moins dix ans pour vous prémunir notamment en cas de litige.  

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