Qu’est-ce que les encours clients et comment les calculer ?

Pour un bilan comptable efficace dans une entreprise, il est indispensable d’évaluer les encours clients régulièrement. Malgré les avantages qu’offre l’affacturage, il est préférable de limiter ses accords de créances ainsi que les encours clients avec les impacts associés.

Les encours clients : définition

Les encours clients désignent les cumuls de crédits non réglés pendant un délai de paiement établi, par des clients ou des fournisseurs d’une entreprise. Si vos clients ou vos fournisseurs ont demandé un paiement crédit auprès de votre entreprise, vous êtes appelé le « créancier ». 

 

Dans le cas contraire, si vous avez demandé un crédit à un de vos fournisseurs réguliers et que vous êtes en attente des encaissements, vous êtes appelé « le débiteur ». On parle de paiement crédit lorsque le fournisseur vous livre des articles, quels qu’ils soient, et que vous vous engagez à payer en plusieurs fois.

 

Dans ce genre de cas, pour des raisons commerciales, le créancier doit accorder au débiteur des conditions de remboursement ou de livraison bien déterminées. 

 

Suivant les cas, ces échéances sont variables et peuvent durer plusieurs mois. Le délai de règlement doit être bien consenti par les deux parties. Au moment du calcul de l'encours, il doit toujours être considéré.

Quels sont les différents types d’encours ?

Que le débiteur du total des créances soit un fournisseur ou bien un simple client de l’entreprise, les encours clients sont classés en deux catégories. 

 

Pour les crédits en cours ou factures que doivent les clients à l’entreprise, il s’agit d’encours clients proprement dits, aussi appelée « encours à recevoir ». Par ailleurs, pour les créances que l’entreprise doit à ses fournisseurs, il s’agit d’encours fournisseur ou « encours à payer ».

 

Au quotidien, certains des jargons comptables peuvent prendre le même sens. Parmi ces derniers figurent :

• encours ;
• lignes de financement ;
• encours clients.

Pourtant, au sein d’une entreprise, chacun de ces mots est doté d’une signification plus large, intégrant les dus  de l’entreprise à ses clients ou à ses fournisseurs.

Financement de l’encours grâce à l’affacturage

Dans la plupart des cas, les clients ne s’acquittent de leur dette que très peu de temps avant la date d’échéance fixée. 

 

Pourtant, plus ils prennent du temps pour rembourser leur dû, plus leurs encours s’accroissent. Un retard de paiement de la part de vos débiteurs se répercute certainement sur votre comptabilité d’entreprise et augmente votre besoin en fonds de roulement, étant donné que votre entreprise doit régulièrement effectuer des paiements auprès de vos fournisseurs.

 

Ainsi, les encours clients sont une source de ralentissement au bon fonctionnement de votre business. Pour pouvoir répondre aux besoins de financement de vos clients, notamment vis-à-vis des débiteurs, la meilleure solution est de recourir à l’affacturage.

Qu’est-ce que l’affacturage ?

L’affacturage ou le factoring est un contrat établi entre votre entreprise et un organisme financier extérieur, appelé factor ou affactureur qui effectuera une gestion du poste client.

 

Ce dernier achètera alors  l’ensemble de vos créances et en assurera le recouvrement auprès de vos débiteurs par facturation. Cette opération est un moyen efficace permettant à votre entreprise de :

• financer ponctuellement et en permanence sa trésorerie ;
• sécuriser son poste client en remédiant aux éventuelles défaillances de paiement ;
• s’épanouir davantage grâce à une meilleure gestion des capitaux ;
• garantir sa crédibilité vis-à-vis des fournisseurs ainsi que tous ses partenaires financiers.

Les services offerts en affacturage sont très profitables. Dans ce cadre de services est cité le financement de vos encours ainsi que de votre trésorerie. 

 

Le financement de prévention des risques impayés par évaluation ainsi que la surveillance stricte et permanente de la situation financière de vos clients font également partie de ces services. 

 

Par ailleurs, l’affacturage fait profiter d’un service de recouvrement des factures impayées par emprunt de procédures amiables et judiciaires de l’affactureur.

Une garantie pour le contrat d’affacturage

Dans cette optique, les créances soumises à un contrat d’affacturage peuvent être garanties par des compagnies d’assurance-crédit. C’est une pratique avantageuse permettant des couvertures d’encours beaucoup plus importantes selon le mode full factoring. 

 

Dans un contrat d’affacturage, la prise en charge des encours est limitée. Ces assureurs-crédits sont en effet spécialisés dans l’analyse de la véritable situation financière des entreprises et pour agir en conséquence.

Comment calculer un encours client ?

En faveur de la trésorerie, la surveillance permanente et le calcul périodique des encours des crédits accordés à vos clients sont primordiaux. Ce calcul périodique consiste à effectuer des opérations d’addition sur les créances suivantes :

• les factures à délivrer associées aux livraisons ou aux prestations effectuées ;
• les créances clients non échues ou encours non exigibles ;
• les créances clients échues ou encours exigibles.

À noter que les créances clients non échues correspondent aux factures dont les délais de paiement ne sont pas encore pourvus. 

 

Dans la constitution d’un contrat d’affacturage, ce type de créances ne figure pas dans les encours. En ce qui concerne les encours éligibles, elles rassemblent les crédits qui ont dépassé leurs dates d’échéance respectives.

 

Une bonne évaluation des encours est indispensable avant de procéder à un contrat d’affacturage. Pour calculer la valeur moyenne des encours d’une entreprise sur ses clients (encours moyen), il faut commencer par chercher le rapport du chiffre d’affaires annuel sur 365 jours. Le résultat sera ensuite multiplié par le délai moyen de paiement imparti aux clients.

 

Dans le cas où, à l’issue du calcul, la valeur de l’encours garanti par le factor est dépassée, la société d’affacturage ne pourra plus financer de nouvelles factures au titre du client concerné. Dans cette situation, vous devez prendre l’une des dispositions suivantes :

• demander une révision du plafond de l’encours accordé par le Factor ;
• attendre le versement ultérieur de votre client pour diminuer l’encours existant ;
• demander une intervention à la société d’assurance-crédit, le cas échéant.

Les effets des encours clients sur l’entreprise

Les encours clients ont souvent des impacts négatifs sur une entreprise. Ainsi, le dirigeant doit faire preuve de vigilance en adoptant une politique de gestion saine des encours clients. 

 

Les encours clients peuvent nuire à la trésorerie de votre société et rendre votre entreprise plus vulnérable à l’endettement. Ils peuvent également affecter votre solvabilité : une balance commerciale déséquilibrée, causée par l’importance des encours, compromet la confiance de vos partenaires en termes de capacité de remboursement.

 

En tant que représentant de votre entreprise, vous devez fidéliser vos clients par des crédits, sans être trop indulgent. Les encours engendrés peuvent vous empêcher de sauvegarder la rentabilité ainsi que l’image de marque de votre entreprise.