1. J’ai une petite association
Si vous avez une petite association, vous devrez seulement tenir une comptabilité simplifiée, appelée aussi « comptabilité de trésorerie ». Il s’agit d’établir un registre « recettes-dépenses » où sont enregistrées vos différentes opérations de base (achats, loyers, cotisations, etc.). Vous pouvez tenir ce registre simplifié sur un cahier ou dans un fichier Excel sans opter pour une solution de gestion comptable.
2. J’ai une grande association
Si vous disposez d’une grande association, vous devez tenir une comptabilité d’engagement. Il s’agit de classer dans des comptes l’ensemble des opérations effectuées par votre association.
Vous êtes aussi tenus d’élaborer des comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes) à la clôture de l’exercice. Leur publication devient obligatoire lorsque le total de vos dons et subventions est égal ou supérieur à 153 000 euros durant l’exercice. La même règle s’applique pour tous les fonds de dotation.
3. Pourquoi ai-je besoin d’un logiciel ?
Pour réaliser la comptabilité de votre association, vous devez avoir de solides connaissances en ce domaine. Autrement, il est préférable de recourir à un logiciel de comptabilité efficace.
Cet outil permet d’enregistrer automatiquement les opérations dans les comptes appropriés, de détecter les anomalies et de faciliter les déclarations fiscales. Il est également programmé pour établir le bilan comptable et le compte de résultat pour une association loi 1901.
En effet, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité pour une association vous offre de nombreux avantages, en l’occurrence :
- Un gain de temps : cet outil vous libère des tâches comptables répétitives et chronophages. Vous pourrez gagner du temps et vous occuper d’autres activités plus importantes pour votre association.
- Une comptabilité fiable : ce logiciel vous aide à gérer votre comptabilité tout en assurant son exactitude et sa fiabilité. Il peut vous avertir lorsqu’une erreur de saisie est commise par exemple.
- Un budget maîtrisé : grâce à cet outil, vous n’avez pas besoin d’engager des professionnels pour se charger de la comptabilité de votre association. Par conséquent, vous réduirez vos coûts liés au personnel (salaires, charges sociales, etc.).
Sachez que certains logiciels comptables sont en mesure de suivre automatiquement les recettes et les dépenses de votre organisation ce qui vous permet de gérer votre association avec facilité.
4. Comment choisir mon logiciel comptable ?
Optez pour le modèle de logiciel de comptabilité adapté à la taille de votre association. En effet, les logiciels gratuits sont parfaits pour les petites associations qui peuvent se passer d’une comptabilité d’engagement. Il suffit de choisir un logiciel comptable gratuit pour une association, capable d’enregistrer vos recettes et vos dépenses.
Pour les moyennes ou grandes associations, l’idéal sera de choisir un logiciel payant disposant des fonctionnalités plus complètes (tenue de la comptabilité, gestion d’adhérents, suivi de prêts, enregistrement des cotisations…). Cet outil sera en mesure de réaliser vos comptes annuels certifiés à la clôture de l’exercice comptable.
Privilégiez également les modèles de logiciel de comptabilité pour une association en ligne, dont la mise à jour s’effectue automatiquement. Ainsi, vous aurez à votre disposition un outil adapté au nouveau Plan comptable des associations 2020 et aux éventuels changements dans le secteur.
De plus, un logiciel comptable en ligne vous permet d’accéder à vos données en toute sécurité, n’importe où et n’importe quand. Si votre association emploie des salariés, optez pour une solution capable d’établir des bulletins de paie et de calculer des cotisations sociales.
5. Liste des logiciels de comptabilité pour les associations
Sur le marché, retrouvez des solutions de comptabilité gratuites, payantes, open source, en ligne ou à installer en local.
Les logiciels 100 % gratuits
Parmi les meilleurs logiciels de comptabilité entièrement gratuits,, découvrez Garradin, B-Association et Dolibarr, ce sont les plus utilisés en ce moment.
- Garradin
Dédié aux petites et moyennes associations, Garradin est un logiciel de gestion pour association 100 % gratuit. Il peut assurer la tenue de la comptabilité de l’association, surveiller quotidiennement son budget et produire des rapports et des bilans annuels. Il peut gérer les cotisations et les adhésions.
De plus, cet outil effectue certaines tâches administratives, notamment le partage de fichiers, la prise de notes en réunion et l’archivage.
- B-Association
Le logiciel de gestion et de comptabilité B-Association est accessible gratuitement jusqu’à 40 adhérents. Il peut gérer deux comptes bancaires, éditer un bilan par exercice, par événement et par catégorie, et créer des budgets prévisionnels.
Ce logiciel de comptabilité gratuit propose plusieurs autres fonctionnalités, telles que la gestion des adhérents et des cotisations, ainsi que le suivi de prêts.
- Dolibarr
Dolibarr est un logiciel de comptabilité pour une association Open Source et gratuit comprenant plusieurs modules optionnels. Avec cette solution, vous pouvez suivre les facturations des tiers (achats ou ventes de l’association) et gérer la trésorerie. Il est également possible d’enregistrer les cotisations et de suivre les adhésions.
Les logiciels offrant un essai gratuit
Retrouvez ci-après trois logiciels de comptabilité destinés aux associations, proposant un essai gratuit et des fonctionnalités intéressantes.
- Macompta.fr
Conçu spécialement pour les associations, Macompta.fr est un logiciel de comptabilité en ligne proposant un essai gratuit pendant 30 jours. Grâce à son interface simple, cet outil permet à tout trésorier de tenir la comptabilité de son association en toute facilité.
Doté d’une fonctionnalité favorisant le travail collaboratif, ce logiciel peut également générer des devis et des factures en quelques clics.
- Pep’s Up
Conçu spécialement pour les associations de tout secteur, le logiciel de gestion et de comptabilité Pep’s Up est connu pour sa polyvalence. Il offre de nombreuses fonctionnalités essentielles, en l’occurrence la gestion des adhésions et des membres, la comptabilité, la billetterie et la conception de site web. Il vous propose un test gratuit valable durant 30 jours.
- AssoConnect
AssoConnect est un logiciel de comptabilité pour une association en ligne qui propose des fonctionnalités complètes. Il automatise vos diverses tâches en comptabilité, telles que la saisie comptable, la fiscalité et les rapprochements bancaires.
Cette solution peut être utilisée pour collecter des paiements en ligne (dons, subventions, cotisations, etc.). Elle intègre bien d’autres fonctions, notamment la création de site internet et la gestion des adhésions.
6. Conclusion
Il existe aujourd’hui plusieurs modèles de logiciels de comptabilité adaptés aux petites, moyennes ou grandes associations. Selon les besoins de votre organisation, vous pouvez choisir une solution gratuite ou payante, en ligne ou à installer en local. Afin de trouver le bon logiciel comptable, évaluez bien chaque outil à travers ses fonctionnalités, ses avantages et ses limites. N’hésitez surtout pas à le tester, c’est l’unique moyen de vérifier s’il convient ou non à la structure et à l’activité de votre association.
