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Conseils pour choisir votre logiciel de note de frais

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Souhaitez-vous faciliter le traitement et la gestion de vos notes de frais ? Pensez à utiliser un logiciel dédié comprenant toutes les fonctionnalités et tous les services dont vous aurez besoin. Dans ce guide, profitez de conseils avisés pour choisir l’outil le mieux adapté. Découvrez quelques solutions, gratuites ou payantes, répondant aux attentes des auto-entrepreneurs, professions libérales, TPE, PME ou grandes entreprises.

 

Comment choisir son logiciel de notes de frais ?

 

Vous vous demandez comment choisir un logiciel de notes de frais ? Prenez en compte de nombreux critères pour bien choisir la solution adaptée aux réels besoins de votre entreprise, en l’occurrence :

 

La mobilité

 

Un logiciel de note de frais en ligne (SaaS) compatible avec les mobiles sera idéal pour donner la possibilité aux collaborateurs en déplacement de l’utiliser librement. Un outil installé dans le réseau local de l’entreprise convient par contre aux employeurs et aux managers.

 

Les fonctionnalités proposées

 

Optez pour un logiciel offrant toutes les fonctions répondant aux besoins de votre structure. Un logiciel de gestion de note de frais intègre diverses fonctionnalités, notamment le paramétrage personnalisé, la reconnaissance de caractères, la classification des dépenses, la détection des tentatives de fraudes, etc.

 

Les options de personnalisation

 

La possibilité de personnaliser l’outil est importante pour s’adapter aux attentes de vos collaborateurs. 

Cette personnalisation peut concerner l’estimation des cotisations et des taxes ou les options d’intégration avec d’autres outils et applications (cartes de paiement, outils de gestion de voyage d’affaires, etc.). 

Si ce critère est important à vos yeux, tournez-vous vers les logiciels de notes de frais open source.

 

Le nombre d’utilisateurs

 

Certaines solutions sont accessibles à des tarifs dégressifs, selon le nombre d’utilisateurs. Cleemy propose par exemple les formules :

Ÿ   pour 10 à 19 collaborateurs à 5 euros HT/mois/salarié ;

Ÿ   pour 75 à 99 collaborateurs à 3,8 euros HT/mois/salarié.

Bien d’autres facteurs peuvent influencer votre choix concernant cet outil de gestion de notes de frais, pour ne citer que la fonction multinationale et la qualité du service après-vente.

 

Quels sont les logiciels de notes de frais ?

 

Retrouvez un large choix de logiciels de notes de frais, des plus basiques aux plus complets, sur le marché. Voici 4 solutions parmi les plus connues en ce moment :

 

Evoliz

 

L’application Evoliz peut photographier directement les notes de frais et toutes autres dépenses liées à vos frais professionnels en entreprise. Elle est capable de fonctionner en mode « hors connexion », rendant encore plus facile l’enregistrement des dépenses journalières pendant un voyage professionnel. 

Sa fonction « reconnaissance optique de caractères » simplifie la lecture des données sur les notes de frais et leur intégration dans votre système d’information. Une offre d’essai gratuit de l’outil est disponible, sur une période de 30 jours. 

Sa version payante est facturée à 24,90 euros/mois (offre illimitée). Il est possible de souscrire des options supplémentaires, selon les exigences de votre entreprise.

 

Onexpense

 

Onexpense est une application de note de frais mobile, capable d’enregistrer, de classer et de traiter les différentes dépenses de vos collaborateurs.

Sa fonction multinationale lui permet de s’adapter automatiquement au pays (devise et langue) où se déroule le voyage d’affaires. 

Cet outil est aussi conçu pour traiter les notes de frais pour les indémnités kilométriques. Il propose également des modèles adaptés au traitement des frais de restauration, d’hébergement en hôtel, de parking et d’achats de carburant. 

Onexpense constitue une application de note de frais gratuite sur la base de 50 opérations/mois. Au-delà de cette offre gratuite, l’accès à ses services fait l’objet d’un devis.

 

Spendesk

 

Spendesk est un outil complet pouvant traiter les notes de frais et générer des moyens de paiement à vos collaborateurs durant leurs déplacements. 

Sa solution de cartes de paiement intelligentes permet aux professionnels d’éviter d’avancer les dépenses effectuées. Après chaque opération, il envoie tout simplement par e-mail à Spendesk le justificatif. 

Cet outil se charge de le contrôler, de le traiter et de le saisir. Cette application professionnelle est accessible à partir de 19 euros/mois.

 

Jenji

 

Le logiciel de note de frais avec intelligence artificielle Jenji assure un traitement synchronisé et en temps réel des notes de frais de votre entreprise. 

Il propose plusieurs services essentiels à votre activité, tels que le suivi des frais kilométriques, le suivi des invitations, la gestion des cartes d’affaires et les taux de change. 

Il permet de numériser, lire et traiter automatiquement toutes vos factures. Il se décline en plusieurs versions adaptées à des profils variés : entrepreneurs, TPE, PME, experts-comptables, grandes entreprises, etc. 

Grâce à sa technologie « Intelligence Artificielle », Jenji est capable de détecter les anomalies et les fraudes sur les notes de frais, d’interpréter le comportement de vos collaborateurs et d’adapter la politique des dépenses en conséquence.

 

Les logiciels de notes de frais gratuits à connaître

 

Découvrez ci-après quelques logiciels de notes de frais gratuits, utiles pour gérer plus simplement les dépenses de vos salariés et leurs remboursement des notes de frais . Ils conviennent surtout aux micro-entreprises, aux TPE et aux PME.

 

iZyFrais

 

Ce logiciel de note de frais se distingue par sa facilité d’utilisation. Son système iZyScan permet de prendre en photo les notes de frais, de les décoder et de les intégrer dans votre espace personnel. 

Le manager peut facilement vérifier les dépenses et les transférer directement vers le logiciel de comptabilité. En vue de simplifier les reportings, cet outil peut aussi établir les tableaux récapitulatifs des dépenses. 

Côté tarif, iZyFrais propose à ses utilisateurs sa version gratuite « offre découverte » sur 3 mois. Après cette longue période de découverte, l’utilisation de cet outil est facturée à 9 euros/mois sur la base de 12 à 15 justificatifs.

 

Keepek

 

Keepek est un logiciel gratuit de note de frais vous offrant la possibilité d’automatiser la gestion de vos dépenses professionnelles. 

Cette solution est en mesure de prendre en photo les reçus des notes de frais et d’enregistrer le nombre de kilomètres parcourus pendant un voyage d’affaires. 

Elle est capable de générer des rapports sous Excel et au format PDF pour faciliter leur envoi par e-mail au manager ou à un tiers. Afin de simplifier les tâches de l’équipe comptable, Keepek propose des options de rationalisation du processus de gestion des dépenses. 

Ce logiciel est aussi disponible en version payante.

 

Precoro

 

Precoro est un outil facilitant la  gestion des dépenses, destiné aux TPE et aux PME. Il est proposé en version gratuite et en version payante (à partir de 18 euros/mois). 

Disponible dans plus de 100 pays, ce logiciel vous permet de gérer facilement les dépenses directes et indirectes de votre entreprise. 

Il est utilisé pour saisir manuellement les notes de frais de vos salariés, contrôler et valider leurs dépenses, et organiser les remboursements. 

Il possède des fonctionnalités rendant possible la rationalisation de votre processus d’achat.

 

Blubil

 

Le logiciel de notes de frais en ligne Blubil simplifie les tâches des employeurs et des chefs de service dans les TPE ou les PME. 

Il est conçu pour assurer la saisie numérique des dépenses et leur gestion. Il propose des fonctionnalités automatisées capables de distinguer les notes de frais remboursables ou non. 

Cela accélère grandement le processus de remboursement des dépenses avancées par vos salariés. 

Ce logiciel de note de frais gratuit est d’ailleurs capable d’assurer des opérations de transfert entre salariés et/ou employeurs.

 

Conclusion

 

Les solutions de gestion de notes de frais sont multiples, des plus simples aux plus complètes. Afin de trouver le meilleur logiciel, prenez en considération vos besoins spécifiques en vous posant les bonnes questions. 

Voulez-vous un outil installé en local, une application mobile ou un logiciel de note de frais open source ? De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ? Combien d’utilisateurs comptez-vous autoriser à accéder à cet outil ? Prenez aussi le temps de comparer quelques logiciels gratuits ou payants : Evoliz, Spendesk, Blubil, Precoro, etc.

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